Sistema que vai automatizar produção de documentos e tramitação de processos deve começar a funcionar ainda no primeiro semestre
Servidores do CAU/BR que participaram do Programa Modelo de Referência em Gestão (MRG-CAU)
O CAU/BR, CAU/RS e CAU/SP iniciaram em janeiro de 2018 a implementação da Plataforma de Gestão Integrada, com o objetivo de dar mais agilidade e transparência às atividades das três instituições. Trata-se de um software que vai reunir três funcionalidades essenciais para a boa gestão de processos e tramitação de documentos: Solução de Gestão Integrada para Gestão de Processos (BPMS), Gestão de Conteúdo Corporativo (ECM) e Planejamento Estratégico e Gestão da Estratégia, Indicadores e Metas e Gestão de Projetos. Esse novo modelo de gestão e padronização de processos internos atende ao Decreto nº 8.539/2015, que trata da utilização de meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, e ao pelo Decreto nº 8.539/2015, garantindo segurança, transparência, respeito ao meio ambiente e economicidade, facilitando o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
As possibilidades dos novos sistemas foram apresentados pela empresa SoftExpert, que venceu o Pregão Eletrônico CAU/BR para a aquisição da plataforma. A SoftExpert atende mais de 2.000 clientes em diversos países no mundo, com mais de 300.000 usuários dos programas de melhoria contínua dos processos de trabalho e de conformidade corporativa. As soluções foram apresentadas aos funcionários do CAU/BR pelo representante da empresa Marcus da Rosa Machado. Participaram também da reunião o gerente-geral do CAU/RS, Tales Volker, e o gerente financeiro do CAU/SP, Roberto Reyes. Nos próximos meses, o CAU/BR, CAU/RS e CAU/SP vão debater quais as soluções oferecidas pela empresa são as mais indicadas e como customizar essas soluções de acordo com a necessidade específica das instituições. As reuniões para customização dos programas deve acontecer e até abril, com a implementação do sistema de automatização de documentos e de processos, tornando-os eletrônicos e eliminando a necessidade de papel no serviço público.
Na ocasião, os servidores do CAU/BR que participaram do processo contínuo de melhoria de gestão, por meio do Modelo de Referência em Gestão do CAU (MRG-CAU), receberam seus certificados de participação. A construção do Modelo de Gestão do CAU conta com a participação voluntária de 28 colaboradores do CAU/BR. Com a formação de cinco grupos de trabalho, as equipes foram responsáveis por dar continuidade aos trabalhos desenvolvidos, promovendo avanços significativos na Gestão do Conselho.
Veja abaixo as soluções de gestão que serão empregadas:
Gestão de Processos: vai mapear os processo de produção do CAU/BR e identificar os fluxogramas, de modo a automatizar os procedimentos administrativos e financeiros realizados por todas as áreas. Funcionará como uma ferramenta para organizar gestão e planejamento de projetos. Esse software vai permitir implantar em todo o CAU/BR metodologias de trabalho semelhantes à do Scrum, já usada por muitos dos nossos colaboradores atualmente.
Gestão de Conteúdo: vai substituir o SICCAU Corporativo, usado no CAU/BR para tramitação de documentos, com novas funcionalidades e interface mais amigável para os usuários.
Gestão da Estratégia: vai permitir a medição, em tempo real, de indicadores e resultados das ações do CAU/BR, além do desenvolvimento e acompanhamento das nossas atividades estratégicas. Com a ferramenta, será possível ter uma perspectiva global sobre os desafios para que alcancemos nossa missão: Arquitetura e Urbanismo para todos.
“Com a Plataforma de Gestão Integrada, o CAU/BR e os CAU/UF passam a ter outro nível tecnológico, que poucos órgãos públicos têm. Significará uma grande otimização em nosso trabalho”, explica o gerente-geral do CAU/BR, Andrei Candiota. “Muda toda a nossa rotina. Os processos que hoje são manuais passam a ser 100% eletrônicos”. O termo de referência para a compra do software está em consulta pública no site do CAU/BR. Com a Plataforma de Gestão Integrada, o CAU/BR espera melhorar a condução dos processos internos, determinando as atividades, responsáveis e indicadores de desempenho para os processos. E também viabilizar a realização do acompanhamento periódico sistemático da Gestão Estratégica do CAU e permitir a unificação de esforços em ações conjuntas entre o CAU/BR e os CAU/UF. Sempre com o objetivo final de prestar o melhor atendimento aos arquitetos e urbanistas.
Fonte: CAU/BR
